Hiljuti tegin Instagramis järjekordse küsitluse. Küsisin, kuidas teie ettevõttes korraldatakse aastavestlusi – neid samu kohtumisi, mis teoorias peaksid olema arengupunktiks töötajale ja võimaluseks juhil aru saada, kuidas inimestel tegelikult läheb.
Vastused olid ootuspärased, aga see ei teinud neid vähem kurvaks.
Kus on probleem (spoiler: mitte ainult selles, et vestlusi ei tehta)
Jah, on firmasid, kus aastavestlusi ei toimugi. Aga see pole isegi kõige hullem. Suurem probleem on selles, kuidas neid tehakse.
Tüpiline stsenaarium: HR saadab juhtidele ühise vormi. Juht avab selle viis minutit enne kohtumist. Istub töötajale vastu. Loeb näidisküsimused ette. Noogutab. Paneb kirja paar üldist märget. Täidab vormi ära ja kõik saavad taas oma asjade juurde.
Töötaja teab juba ette, et tegemist on formaalsusega – seega vastab pinnapealselt ja kühmelt. Juht ei süüvi – tal on samal nädalal veel kaheksa sarnast kohtumist. HR saab oma vormid tagasi ja töötab rahulikult edasi. Kõik justkui teevad midagi. Tulemuseks: null.
Ja siis imestame, miks inimesed läbi põlevad, miks nad lahkuvad ootamatult, miks nad ei arene, kuigi potentsiaali justkui on. Sest päris vestlust ei toimunudki.
Miks juhid teevad seda linnukese pärast?
Olgem ausad: juhid ei ole rumalad. Nad ei tee mõttetuid vestlusi kiusu pärast. Lihtsalt sageli ei selgitata neile, miks neil seda vaja on – käsk tuleb ülevalt.
HR annab teada: “Palun tee vestlused kuu lõpuks ära.” Ja juht mõtleb: “Veel üks kohustus. Mul on tähtajad kukkumas, tiimil on kriis, ja mina pean tund aega kuulama, kas keegi on oma tööga rahul.”
Kui juht ei näe selles enda jaoks kasu, ta ei panusta. Ja HR, kes protsessi koostab, on tihti kaugel igapäevasest reaalsusest. Teab küll käitumisteooriaid, aga ei tea, et meeskonnas on kolm inimest puhkusel ja uus projekt vajub. Tulemus: protsess protsessi pärast.
Mida kaotab äri
Kui aastavestlus muutub formaalsuseks, kaotab äri:
1. Võimaluse probleeme õigeaegselt näha
Töötaja on juba pool aastat mõelnud lahkumisele, aga vestlusel ütleb “kõik on korras”. Sest ei usu, et teda kuulatakse. Sest näeb, et juht ei ole huvitatud tema arengus.
2. Võimaluse hoida häid inimesi
Mõnikord on vaja väga vähe: uus projekt, rohkem tagasisidet, mingi uus roll. Aga kui seda ei küsita (või küsitakse, aga ei kuulata), siis inimene läheb.
Arenguvõimalused seesmiselt
Mõnikord on vaja väga vähe: uus projekt, rohkem tagasisidet, mingi uus roll. Aga kui seda ei küsita (või küsitakse, aga ei kuulata), siis inimene läheb.
3. Arenguvõimalused ettevõtte sees
Kellegil on potentsiaali saada tiimijuhiks. Kellegil on huvi liikuda uude valdkonda. Kui neid ambitsioone ei arutata ega sõnasta, siis nad lihtsalt hägustuvad ja inimene läheb kasvama mujale.
4. Tagasiside alt üles
Aastavestlus pole ainult töötaja kuulamine. See on ka võimalus kuulda, mis tiimis toimub: mis segab, mis ei tööta. Kui vestlus on formaalne, siis see info ei tule jutuks.
Kuidas see tegelikult toimima peaks
Aastavestlus ei ole raport. See on hetk, et ausalt peatuda ja rääkida:
Millest?
- Kus inimene täna on: tiimis, rollis, ettevõttes
- Mis teda motiveerib või pidurdab
- Kuhu ta tahab edasi liikuda (või ei taha, ja seegi on okei)
- Mida ta vajab arenguks: koolitus, tagasiside, aeg, projektid
- Mis takistab tööd: protsessid, suhted, koormus
- Kuidas ta näeb oma tulemusi ja kuidas neid näeb juht
Et selline vestlus toimiks, on vaja tingimusi:
1. Juht saab aru, miks see oluline on
Mitte sellepärast, et HR nõuab, vaid sest see aitab tal tiimiga töötada. Inimesi näha, hoida, kasvatada, ennetada läbipõlemist.
2. Juhil on oskused
Esitada avatud küsimusi, kuulata ilma katkestamata, anda tagasisidet. Mitte kaitsta end ega veeretada süüd.
3. Meeskonnas on usaldus
Kui inimene kardab tõtt rääkida, siis ta ei räägi. Kui teab, et sõnu võidakse tema vastu kasutada, siis ta vaikib.
4. HR on abiline, mitte kontrollija
Tema roll ei ole vormide kogumine, vaid aidata juhil vestlus ära teha. Õpetada, toetada, anda tööriistu ja usaldust.
Mida saab töötaja teha, et aastavestlusest oleks ka kasu
Olgu, juhtide ja HR-ga kõik selge. Aga mmis siis, kui sa oled lihtsalt töötaja, ja läheneb aastavestluse aeg?
Isegi kui juht valmistub vähe ja tundub, et ta võtab seda kui kohustust – sina saad teha nii, et sellest oleks kasu. Eelkõige sulle endale.
Valmistu ette
Ära mine vestlusele lihtsalt juttu ajama. Leia tund või kaks ja:
Pane kirja oma tulemused
Ära looda, et juht mäletab kõike. Ta ei mäleta. Tal on 20 inimest tiimis, 100 projekti, miljon asja ajada.
Kirjuta konkreetselt:
- Millised projektid sa sel aastal ära tegid
- Milliseid ülesandeid lahendasid (eriti keerulisi või olulisi)
- Mis tulemusi saavutasid (numbrid, kui võimalik: kui palju aega säästsid, millist näitajat parandasid, kui palju kliente tõid)
- Kus näitasid initsiatiivi (pakkusid ideid, aitasid kolleege, võtsid ootamatu ülesande)
See pole eneseupitamine – see on sinu töö. Kui sa seda ise ei näita, ei näe seda keegi.
Mõtle läbi, mida tahad arutada
Ära oota, et juht mõtted loeb. Sõnasta enda jaoks:
- Olen ma oma tööga rahul?
- Mida tahaksin järgmiseks proovida?
- Mida soovin juurde õppida?
- Mis mind töös takistab?
- Mis mind demotiveerib või ajab närvi?
Sa ei pea kõike välja ütlema, aga ise pead vähemalt teadma, mis on sulle oluline.
Приготовьте вопросы менеджеру
Näiteks:
- Millised on minu tugevused sinu arvates? Kus saan rohkem väärtust luua?
- Mida võiksin arendada või muuta?
Kas mul on võimalus proovida uut rolli / projekti / suunda?
Kuidas saan tiimis kasvada? Mida selleks vaja on? - Kas mul on võimalus proovida uut rolli / projekti / suunda?
- Kuidas saan tiimis kasvada? Mida selleks vaja on?
Ole aus, aga vali sõnu
Kui miski ei tööta – ütle. Aga mitte stiilis: „kõik on halvasti, kõik on lollid“.
Ole konkreetne ja konstruktiivne:
Ära ütle: „Meil on kaos, keegi ei tea midagi.“
Ütle: „Mul jääb vahel puudu selgusest prioriteetide osas. Mõnikord ei tea, mis on kõige olulisem.“
Ära ütle: „Mul on siin igav, töö on mõttetu.“
Ütle: „Tahaksin proovida midagi keerulisemat, mis aitaks mul areneda.“
Juht ei ole selgeltnägija. Kui sa vaikid, ta arvab, et kõik on hästi.
Kui juht ei kuula – pane kirja
Mõnikord juhtub, et ükskõik kui hästi sa valmistud, inimene su vastas lihtsalt noogutab – aga ei kuula.
Siis:
- Saada pärast vestlust e-kiri kokkuvõttega: „Tänud vestluse eest. Kui õigesti aru sain, leppisime kokku X, Y ja Z. Kas see klapib?“
- Kui kokkulepped ei täitu – meenuta paari nädala pärast
- Kui su arengusoovid või ettepanekud jäävad tähelepanuta – pöördu HR-i või kõrgemale
Mõnikord ei aita ka see. Aga siis tead vähemalt, et oled teinud kõik, mis su võimuses. Ja saad rahulikult otsustada, kas jääda või lahkuda.
Hoia oma tulemusi jooksvalt silma all
Ära oota detsembrini, et meenutada, mida veebruaris tegid.
Tee endale lihtne fail (või märkus, tabel, ükskõik) ja pane iga kuu kirja:
- Mis olulist tegid
- Mis tulemusi said
- Mida uut proovisid
- Kuidas aitasid meeskonda
- Millist tagasisidet said
Aasta lõpuks on sul selge ülevaade. Ja vestlusele minnes ei pea sa enam meenutama, millega sa üldse tegelesid.
See on kasulik ka siis, kui tahad palka juurde küsida või CV-d uuendada.
Mida peaks ettevõtte tegema, et aastavestlused toimiksid?
Kui oled ettevõtte poolel – HR, juht, omanik – siis siin on, mida sina saad teha, et see kõik päriselt töötaks:
1. Selgita juhtidele, miks see neile kasulik on
Mitte lihtsalt „sest peab“, vaid mis on päris kasu:
- Saab varem teada probleemidest
- Saab hoida tugevaid inimesi
- Mõistab, keda saab seestpoolt kasvatada
- Saab ausat tagasisidet protsesside kohta
2. Anna neile tööriistad
Mitte ainult küsimuste vorm, vaid:
- Koolituse: kuidas küsida, kuulata, tagasisidet anda
- Head ja halvad vestluste näited
- Checklist juhile enda ettevalmistuseks
- Tugi keeruliste olukordade jaoks: kelle poole pöörduda, mida teha
3. Tee protsess paindlikuks
Üks šabloon ei sobi kõigile. Meeskonnad on erinevad, olukorrad on erinevad. Luba juhtidel kohandada vestlust vastavalt oma inimeste vajadustele.
4. Ära küsi ainult vorme
Vorm ei ole eesmärk. Tulemus on kvaliteetne vestlus. Küsi juhilt: mida sa teada said? Mis muutub pärast vestlust?
Kes vajab tuge?
5. Loo tagasisidekultuur, mis kestab terve aasta
Kui juht ja töötaja ei räägi ausalt terve aasta jooksul, siis üks vestlus ei tee imet. Aastavestlus on ainult üks punkt pidevas, usalduslikus suhtluses.
Lõpetuseks
Aastavestlus võib olla väga võimas tööriist. Inimeste arendamiseks, hoidmiseks, selle mõistmiseks, mis tiimis tegelikult toimub. Aga ainult siis, kui see pole lihtsalt vormi täitmine.
Et see päriselt töötaks, peab:
- Juht mõistma vestluse mõtet ja omama oskusi
- HR olema partner, mitte kontrollija
- Töötaja valmistuma ja julgema ausalt rääkida
- Organisatsioonis olema kultuur, kus tõtt saab rääkida turvaliselt
Muidu on see lihtsalt kallis aja- ja energiakadu. Kõigile.